Unsere Telefonassistenz Aaron

Liebe Patientinnen und Patienten,

 

seit der Corona Pandemie hat die Telefonbelastung in unserer Praxis extrem zugenommen, so dass wir gegenwärtig über 300 Anrufe am Tag erhalten. Obwohl wir 2 Angestellte nur für den Telefondienst haben, ist diese Anzahl leider so nicht mehr zu bewältigen.

 

Damit Sie uns künftig besser telefonisch erreichen können, haben wir unser Team um eine digitale Telefonassistenz verstärkt, die während der Sprechstunden und nach Öffnungszeiten aktiv geschaltet ist. Das bedeutet ganz konkret: Sobald unsere Mitarbeiterinnen mit Patient/innen am Telefon oder in der Praxis beschäftigt sind, übernimmt eine smarte Sprachassistenz das Telefonat. 

 

Der Unterschied zum Anrufbeantworter: Die digitale Assistenz startet einen einfachen interaktiven Dialog, in dem die persönlichen Daten und das jeweilige Anliegen strukturiert aufgenommen werden. Die Inhalte des Gesprächs werden vom System aufgezeichnet und direkt verschriftlicht, und die erfassten Informationen werden für unsere Mitarbeiterinnen übersichtlich und strukturiert dargestellt. Dies ermöglicht dann, effizient die einzelnen Anliegen zu bearbeiten und zügig zu beantworten – z.B. per SMS oder auch Rückruf – jedoch nur dann, wenn die im Dialog abgefragten Informationen auch entsprechend genannt wurden wie Name, Geburtsdatum, Anliegen, Krankenversicherung.


WICHTIG: Ohne Nennung von Anliegen, Name und Telefonnummer ist für uns keine Rückmeldung möglich!!!


Mit der Nutzung dieser modernen Technologie erhoffen wir uns die Verbesserung des Service für unsere Patient/innen und gleichermassen auch eine Entlastung unserer Mitarbeiterinnen: Einerseits können so von Ihnen Terminwünsche, Wiederholungsrezepte, Terminabsagen, etc. per Telefon platziert werden – es gibt kein „Besetztzeichen“ oder „Durchklingeln“, kein unnötiges Warten.

 

Wir haben uns für die Lösung des Berliner Start-ups Aaron.ai entschieden, die zu den zehn Gewinnern des Wettbewerbs „KBV Zukunftspraxis 2020“ zählt. Neben der sinnvollen Anwendung von Digitalisierungsmöglichkeiten für unsere Praxis hat uns überzeugt, dass die Anforderungen hinsichtlich Datenschutz selbstverständlich berücksichtigt sind. 

 

So funktioniert unser System Aaron

1 – Unter unserer Praxisnummer anrufen: 030 76 88 66 33

Die smarte Telefonassistenz nimmt Ihren Anruf an, wenn unser Praxisteam gerade am Telefon oder in der Praxis mit Patient/innen beschäftigt ist. So müssen Sie nicht unnötig lange warten oder mehrmals probieren, uns zu erreichen.

 

2 – Anliegen angeben: „Termin“ oder "Termin absagen" oder „Rezept“ oder „Nachricht“

Nennen Sie zu Beginn des Gesprächs ganz kurz den Grund Ihres Anrufes: Terminanfrage oder Ausstellung eines Rezeptes oder sonstige Nachrichten (z.B. Terminabsage oder -änderung, Befundabfrage, etc.).

 

3 – Abgefragte Details hinterlassen

Bitte sprechend Sie langsam und deutlich, wenn von der Assistenz nach Details zu Ihrem Anliegen sowie Ihren Daten (Name, Geburtstag, Krankenversicherung, Telefonnummer) gefragt wird. So können die Daten korrekt notiert werden und wir uns per Rückruf oder SMS bei Ihnen entsprechend melden.

 

HINWEIS: Ohne Nennung von Anliegen, Name und Telefonnummer

ist für uns keine Rückmeldung möglich!!!

 

Gerne können Sie uns ein Feedback dazu geben, wie Ihre Erfahrungen mit dem System sind – dies hilft uns dabei, weitere Verbesserungen zu etablieren.

 

Liebe Grüsse

 

Ihr COPV Team